INTRODUCCION A LOS PRESUPUESTOS

INTRODUCCIÓN

El objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde la perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.
La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirán al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los presupuestos.

0. RESUMEN
Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la Formulación de presupuestos empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto, Importancia del presupuesto, Objetivos de la elaboración del Presupuesto, Finalidades del Presupuesto, Principios de la Presupuestación, Motivos del fracaso de la Presupuestación, el calendario Presupuestal y algunos términos y definiciones sobre Presupuestos.

1. Qué es un presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

2. Funciones de los presupuestos

§ La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

§ El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

§ Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.


3. Importancia de los presupuestos

§ Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

§ Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

§ Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

§ Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

§ Facilitan que los miembros de la organización

§ Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

§ Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

§ Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

§ Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

§ Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.


4. Objetivos de los presupuestos

§ Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

§ Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

§ Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.


5. Finalidades de los presupuestos

§ Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

§ Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

§ Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

§ Lograr los resultados de las operaciones periódicas.


6. Clasificación de los presupuestos

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según el sector en el cual se utilicen.

6.1 Según la flexibilidad

6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

6.1.2 Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.


6.2 Según el periodo de tiempo

6.2.1 A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

6.2.2 A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.


6.3 Según el campo de aplicación en la empresa

6.3.1 De operación o económicos
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

§ Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

§ Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

§ Presupuesto de Compras
Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

§ Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

§ Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

§ Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el “presupuesto de presupuestos”.


6.3.2 Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.


§ Presupuesto de Tesorería
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

§ Presupuesto de erogaciones capitalizables
Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.


6.4 Según el sector de la economía en el cual se utilizan

6.4.1 Presupuestos del Sector Público
son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

6.4.2 Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

7. PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION

7.1 Principios de Previsión
Son tres: 1)Predictibilidad, 2)Determinación cuantitativa y, 3)Objetivo.

7.2 Principios de Planeación
Se destacan: 1)Previsión. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.

7.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Son: 1)Orden y 2)Comunicación.

7.4 PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
Se destacan: 1)Autoridad y 2)Coordinación.

7.5 PRINCIPIOS DE CONTROL
Son: 1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.


8. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

La presupuestación puede fracasar por diversas razones:

§ Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

§ Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

§ Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.

§ Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.

§ Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

§ Cuando se tiene la “ilusión del control” es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

§ Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.

§ Cuando no se siguen las políticas de la organización.


9. CALENDARIO PRESUPUESTAL

Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.


10. ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha


11. DEFINICIÓN DE TERMINOS

OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.

POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro.

PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.

ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación.

PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.

ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.

EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.

CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.

PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.


12. BIBLIOGRAFÍA

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeación y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. Segunda Edición.

NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS. Financial analysis to guide capital expenditure decisions. Research Report 43. New York. 1967.


SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teoría y aplicaciones. Universidad Distrital. Bogotá. 1989.


13. LOS AUTORES

Trabajo enviado por:
ARVEY LOZANO
MARIBEL BASTOS
LUIS GONZAGA GIRALDO (Q.E.P.D)
MARIA DEL ROSARIO LOZANO

Estudiantes de 9° Semestre de Administración de Empresas con Énfasis en Economía Solidaria. Fundación Universitaria Luis Amigó Sede Regional Palmira Colombia.

Como Proyecto para optar por el título de Administradores de Empresas, estamos creando y organizando GESTION SIGLO XXI E.A.T. Organización que se especializará en la asesoría para creación de empresas.

Agradeceremos tus comentarios y, si algo más necesitas, ubícanos y te ayudaremos

Arvey Lozano
arveylozano@hotmail.com

ETICA GERENCIAL

1. CONCEPTO

El diccionario Webster define "Ética" como la "disciplina que se ocupa de lo bueno y lo malo, la obligación y el deber moral”. También es, una “serie de principios morales o valores" o "una teoría o sistema de valores morales”. La Ética ayuda a los individuos en decidirse cuando un acto es moral o inmoral, con razón o sin ella. La Ética puede estar enmarcada en la ley natural, afirmaciones religiosas, influencia cultural y familiar, experiencias educativas, vivencias, y expectativas culturales y de la sociedad.

La Ética gerencial, o la Ética de negocios como se llama comúnmente, es la aplicación de la disciplina, principios, y teorías éticas en el contexto organizativo. La ética gerencial ha sido definida como "principios y estándares que guían comportamiento en el mundo de los negocios". La ética de negocios es también un término descriptivo para el campo de estudio académico de la Administración.

El comportamiento ético en la gerencia es crítico. Cuándo a las firmas comerciales se les sanciona por infracciones, y cuando los empleados de esas firmas se supeditan a la investigación legal, hay una preocupación acerca del comportamiento moral en el negocio. Por lo tanto, en el nivel de confianza mutua, la cuál es el fundamento de la economía del libre mercado.

Los filósofos han estudiado y han escrito sobre Éticas desde la antigüedad, incluso, hace miles de años. La filosofía de la moral o "teorías" éticas que han sido desarrolladas constituyen los fundamentos para la Ética en la gerencia.

2. ENFOQUES DE LA ETICA EN LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES

2.1 TELEOLOGÍA
Las teorías teleológicas de la Ética enfocan la atención en las consecuencias causadas por una acción y son a menudo llamado teorías "consecuencialistas". Las teorías teleológicas más comunes son egoísmo y utilitarismo.

2.2 EGOÍSMO
El egoísmo define el bien y el mal en términos de las consecuencias para el ego del individuo. El egoísmo está definido por el interés propio. Un egoísta ponderaría un dilema ético o el asunto en términos de qué tanto los cursos de la acción afectarían su bienestar físico, mental, o emocional. Así, un egoísta, estando frente a una decisión comercial, tendería a escoger el curso de la acción que él o ella cree, le serviría mejor al interés propio.

2.3 UTILITARISMO
En el enfoque utilitario del razonamiento ético, se hace énfasis en la utilidad, o la cantidad global de bien, el cual, podría ser producido por una acción o una decisión. Por ejemplo, las compañías deciden mover sus instalaciones de producción de un país a otro. ¿Cuánto es el bien esperado de la maniobra? ¿Cuánto el daño causado? Si el bien parece pesar más que el daño, la decisión a moverse puede ser estimada según la ética propia, es decir, por la medida de la utilidad proporcionada.

2.4 DEONTOLOGÍA
Las teorías deontológicas de la Ética enfocan la atención en (1) los derechos de todos los individuos y (2) las intenciones de la persona al ejecutar una acción. Las teorías deontológicas difieren sustancialmente de las teorías utilitarias desde el punto de vista ético y no permiten, por ejemplo, causar daño a algunos individuos para ayudar a los otros. Para el deontologista, cada persona debe ser tratada con el mismo nivel de respeto y nadie debería ser tratado como un medio para conseguir un fin.

2.5 JUSTICIA
Las teorías basadas en la justicia ética, conciernen a la justicia percibida en las acciones. Una acción justa (ética) es una que trata todo medianamente y consistentemente de acuerdo con estándares éticos o legales. Las teorías de la justicia éticas son asociadas con la filósofa John Rawls.

2.6 RELATIVISMO
Las teorías éticas utilitaristas, teleológicas, y de justicia son todas teorías "universales", en lo referente a que buscan proponer principios de moralidad que son permanente y relativamente perdurables. El relativismo manifiesta que no hay principios universales de la ética que la reivindican o agravian y deben estar resueltos por cada individuo o grupo.

3. ETICA INDIVIDUAL EN LA TOMA DE DECISIONES

Hay muchos enfoques para la ética individual en el proceso de toma de decisiones en el negocio.

3.1 EL RECONOCIMIENTO ÉTICO DE ASUNTO
Antes de que una persona le pueda aplicar algunos estándares de filosofía ética a un asunto, él o ella primero debe comprender que el asunto tiene un componente ético. Esto quiere decir que el proceso ético de toma de decisiones debe ser "provocado" o colocado en marcha por la conciencia de un dilema ético. Algunos individuos son propensos a ser más sensibles a los problemas éticos potenciales que otros. Los numerosos factores pueden hacer menoscabo si alguien reconoce un asunto ético.

3.2 EL JUICIO ÉTICO (MORAL)
Si un individuo se enfrenta con una situación o un asunto que él o ella acepta que tiene un componente ético o plantea un dilema ético, el individuo probablemente se formará algún juicio o impresión global acerca de lo correcto o lo equivocado del asunto. El individuo puede alcanzar este juicio de diversos modos.

3.3 EL INTENTO ÉTICO (MORAL)
Una vez que un individuo alcanza un juicio ético acerca de una situación o el asunto, la siguiente etapa en el proceso de toma de decisiones debe formar un intento conductista. Es decir, el individuo decide lo que él o ella hará (o no lo hace) con relación al dilema ético percibido.

3.4 EL COMPORTAMIENTO ÉTICO (MORAL)
La fase final en el modelo de cuatro pasos de ética en la toma de decisiones debe involucrarse en algún comportamiento con relación al dilema ético. La investigación ha demostrado que las intenciones conductistas son las más fuertes pronosticadoras del comportamiento real en general, y el comportamiento ético en particular. Sin embargo, los individuos siempre se comportan consistentes con sus juicios o sus intenciones con relación a los asuntos éticos. Esto es en particular un problema del contexto gerencial, como integrantes del grupo de la misma edad, los supervisores, y la cultura organizativa puede influenciar a los individuos para actuar en formas que son inconsistentes con sus propios juicios morales y sus propias intenciones conductistas.

4. FACTORES QUE AFECTAN LA ETICA EN LA TOMA DE DECISIONES

En general, hay tres tipos de influencias en la ética para toma de decisiones en el negocio:(1) factores de diferencia individual (2) factores situacionales (organizativo), y (3) factores relacionados con el asunto.

4.1 LOS FACTORES DE DIFERENCIA INDIVIDUAL
Los factores de diferencia individual son aspectos personales acerca de cómo un individuo puede influenciar su sensibilidad para los asuntos éticos, su juicio acerca de tales asuntos, y su comportamiento relacionado. La investigación ha identificado muchas características personales que afectan ética toma de decisiones. El factor individual de diferencia que ha recibido el mayor respaldo de investigación es el "desarrollo moral cognitivo". El marco del desarrollo moral cognitivo es pertinente para la ética gerencial porque ofrece una explicación poderosa de diferencias individuales en el razonamiento ético. Los individuos en niveles diferentes de desarrollo moral son propensos a pensar diferentemente acerca de asuntos éticos y resolverlos diferentemente.

4.2 LOS FACTORES SITUACIONALES (ORGANIZATIVOS)
El reconocimiento individual ético del asunto, el juicio, y el comportamiento son afectados por factores contextuales. En el contexto de la ética gerencial, los factores organizativos que afectan la toma ética de decisiones, incluyen al grupo de trabajo, el supervisor, los métodos y políticas organizativas, los códigos de ética organizativos, y en conjunto la cultura organizativa. Cada uno de estos factores, individualmente y colectivamente, puede dar lugar a que los individuos alcancen conclusiones diferentes acerca de los asuntos éticos.

4.3 LOS FACTORES RELACIONADOS CON EL ASUNTO
La investigación conceptual por desarrollada por Thomas Jones en los 90s y los subsiguientes estudios empíricos sugieren que, los asuntos éticos en la gerencia deben tener un cierto nivel de "intensidad moral" antes que provoquen procesos éticos en la toma de decisiones. Así, los factores individuales y situacionales tienen poca probabilidad de influenciar toma de decisiones por lo que los asuntos considerados por el individuo son menores.

Ciertas características de los asuntos determinan su intensidad moral. En general, la investigación sugiere que los asuntos con más consecuencias serias tienen mejor probabilidad de alcanzar el nivel del umbral de intensidad. Asimismo, los asuntos que se piensan por consenso de la sociedad como éticos o poco éticos tienen mejor probabilidad de provocar procesos éticos de toma de decisiones.


BIBLIOGRAFIA

HELMS, Marilyn. Encyclopedia of Management, 5th ed. Thomson Gale. N ew York. 2006.1028 p.