GESTION POR PROCESOS

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos. En tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente

Los términos relacionados con la Gestión por Procesos, y que son necesarios tener en cuenta para facilitar su identificación, selección y definición son los siguientes:

Proceso
Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.

Proceso clave
Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.

Subprocesos
Son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.

Sistema
Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada, como por ejemplo la gestión de la calidad, la gestión del medio ambiente o la gestión de la prevención de riesgos laborales. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión en el aseguramiento de los procesos.

Procedimiento
Forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.

Actividad
Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o función.

Proyecto
Suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.

Indicador
Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.

Fuente
DOMÍNGUEZ GIRALDO, Gerardo Indicadores de gestión y resultados: un enfoque sistémico. 5 ed Medellín: Biblioteca Jurídica Diké, 2004. 242 p. ISBN 9589421970.

CONTROL DE GESTION

La Gestión como el conjunto de decisiones y acciones que llevan al logro de objetivos previamente establecidos.

El control de gestión “es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades de la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de y metas de un determinado proceso.

Podemos considerar en la organización la gestión en tres niveles diferentes:

Gestión estratégica
Se desarrolla en la dirección, y tiene como característica fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente, corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición macro del negocio. Incluye la relación de la empresa con el entorno.

Gestión Táctica
Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las funciones de organización y coordinación.

Gestión Operativa
Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y control.

Fuente
SERNA GÓMEZ, Humberto. Índices de Gestión: cómo diseñar un sistema integral de medición de gestión. 1 ed. Bogotá: 3R Editores, 2001. 233 p.

INDICADORES DE GESTION

Gerardo Domínguez Giraldo, en su libro Indicadores de Gestión, define un indicador de gestión, es una herramienta que permite medir la gestión, o calcular el logro de objetivos sociales e institucionales. Si un indicador de gestión no sirve para mejorar la gestión, debe desecharse como se desecha un producto malo o fallo de calidad.

El indicador de gestión, es una expresión cuantitativa del comportamiento de las variables y de los atributos de un producto en proceso en una organización.

La magnitud del indicador al ser comparada con un nivel de referencia, podrá estar señalando una desviación o acierto, sobre la cual se tomarán acciones correctivas, preventivas o de mantenimiento, según el caso.

Los indicadores de gestión, son expresiones que indican en qué medida se logró el. Objetivo y en qué medida se hizo el uso de los recursos.

Los indicadores de gestión, son un producto y como tal debe dárseles el tratamiento, es decir, deben satisfacer las condiciones de logro, de recursos y de calidad.

Para Jorge Alirio Charry Rodríguez los indicadores de gestión, se materializan de a cuerdo a las necesidades de la institución, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar observar o corregir.

Los indicadores de gestiones universalmente conocidas y utilizadas para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la Misión Institucional pueden clasificarse de la siguiente manera:

Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.

Indicadores estructurales.

Indicadores de recursos.

Indicadores de proceso.

Indicadores de personal.

Indicadores interfásicos.

Indicadores de aprendizaje y adaptación.

En conclusión, los indicadores se construyen con el fin de registrar los eventos significativos de un campo determinado de la gestión institucional y de esa manera obtener un argumento racional y concreto, o una visión clara y precisa de la gestión de cada dependencia. Ellos permiten realizar un control adecuado de las actividades desarrolladas, con el fin de que éstas se realicen de conformidad con los intereses institucionales. Además, sirven para definir políticas, propósitos, estrategias y metas que aseguren la consolidación de los objetivos y misión de las instituciones, en el ámbito de sus especialidades, y en el sector de interés que les corresponda por definición.

Fuentes

BELTRÁN JARAMILLO, Jesús Mauricio Indicadores de gestión: herramientas para lograr la competitividad. Bogotá: 3R Editores, 1998. 2 ed. 147 p. ISBN 9588017009

CHARRY RODRÍGUEZ, Jorge Alirio. El control interno y los principios de evaluación de gestión en las entidades del Estado. Medellín.
Jurídica Dike. 1998.

CHARRY RODRIGUEZ, Jorge Alirio. Los indicadores de gestión y de resultados en las entidades del Estado: diseño, elaboración, aplicación, monitoreo y evaluación. 2 ed. Medellín: Biblioteca Jurídica Diké, 1997. 153 p.